Aproape toata munca pe care o fac oamenii in birouri se face cu ajutorul unui program magic numit Microsoft Excel, cand privim la prima vedere, ar putea arata ca un program cu doar tabele si sloturi pentru introducerea datelor, dar aceasta descriere nu este suficienta pentru capacitatea reală a acestui program. Excel poate face orice, de la gestionarea conturilor dvs. de birou la gestionarea datelor necesare pentru gestionarea unei întregi țări, trebuie doar să știți cum să o utilizați. Aici, în acest articol, sunt menționate câteva sfaturi și trucuri Excel excelente pentru Excel, care pot ajuta mulți utilizatori să îmbunătățească modul în care au folosit Excel până la data.
1. Adăugarea scurtăturilor în meniul principal
Există multe instrumente pe care mereu dorim să le avem doar la un clic distanță, dar mai ales trebuie să facem mai mult decât câteva clicuri și, de asemenea, un pic de căutare pentru a ajunge la instrumentul pe care dorim să îl folosim. Dacă ne uităm la colțul din stânga sus al ferestrei noastre Excel, vom vedea o mică pictogramă de excelență, de-a lungul căreia vor fi 3 icoane mici, una reprezentând Salvare, iar celelalte două fiind anulate și redesenate.
Acestea sunt comenzile rapide pe care excel le oferă pentru ușurința noastră, celălalt lucru pe care Excel îl oferă este opțiunea de a pune mai multe comenzi rapide în acest loc. În acest scop, trebuie să dați clic pe o săgeată din dreapta pentru anulare și redoire, care afișează Bara de instrumente Personalizați accesul rapid când plasați cursorul peste ea.
Apăsând-o, vă veți oferi opțiunea de a selecta instrumentul pe care doriți să-l adăugați la bara de instrumente de acces rapid (locul din partea stângă sus unde se află salvarea, anularea și refacerea). De exemplu, dacă dăm clic pe opțiunea "Noi", vom obține pictograma pentru a crea un nou fișier în bara de instrumente.
2. Adăugarea liniilor diagonale
Putem adăuga linii diagonale în celulele noastre printr-o metodă simplă de formatare care permite Excel. Pentru aceasta, trebuie doar să selectăm o celulă în care dorim să adăugăm o linie diagonală, după selectarea celulei pe care ar trebui să o deschidem făcând click dreapta pe mouse. În opțiuni ar trebui să faceți clic pe opțiunea Format celule.
Când faceți clic pe opțiunea Formatare celule, vom vedea o casetă de dialog, în care va trebui să faceți clic pe opțiunea de frontieră, evidențiată prin roșu, în banda superioară. Apoi, putem face clic pe cealaltă opțiune evidențiată care ne arată formatul unei linii diagonale în celulă, în caseta de dialog există o altă pagină pe care o puteți găsi pe cont propriu.
Apăsând ok după selectarea liniei diagonale ca stil de margine va crea o linie diagonală în celula pe care am intenționat să o introducem. Pentru a adăuga text deasupra și dedesubtul liniei diagonale, va trebui să introduceți ceva în celulă și apoi apăsați Alt + Enter pentru a trece la linia următoare și apoi introduceți altceva în a doua linie pe care trebuie să o avem sub linia noastră diagonală. Unul dintre ele este că trebuie să avem grijă de alinierea textului nostru deasupra și dedesubtul liniei diagonale folosind bara de spațiu.
Ori de câte ori tastăm ceva într-o celulă din Excel, putem să o tăiem întotdeauna de la un loc la altul, făcând clic dreapta pe celulă și apăsând pe tăiat și apoi lipindu-l în altă celulă. O altă metodă eficientă de a face același lucru este prin utilizarea metodei drag and drop. Tot ce trebuie să faceți pentru acest lucru este să mergeți pe celula pe care doriți să o mutați și să poziționați cursorul pe marginea acelei celule, aceasta va provoca un simbol cu 4 săgeți indicând toate direcțiile pentru a veni în sus (acest simbol înseamnă că acum puteți selecta celula și apoi o mutați oriunde doriți).
Dacă faceți clic pe acest simbol și luați cursorul într-o altă celulă, apăsând încă o dată, veți vedea că ceva se apropie de cursor. Deci, în cele din urmă, dacă mergeți la o celulă diferită și lăsați cursorul, atunci veți vedea că conținutul celulelor s-ar fi mutat în noua locație.
Până acum am discutat cum am putea muta datele dintr-o celulă în alta, o altă funcție pe care o folosim destul de mult este funcția de copiere. Putem chiar să realizăm o copie folosind metoda drag and drop, dar pentru asta ar trebui să apăsăm Ctrl înainte de a da clic pe simbolul despre care am vorbit în textul de mai sus. Acest lucru va determina apariția unui nou simbol, așa cum se arată în figura de mai jos. Apoi, puteți să vă țineți apăsată pe tasta Ctrl și apoi să încercați să trageți și să plasați celula în altă parte, veți vedea că această metodă copiază conținutul celulei în loc să o mutați.
4. Restricționarea intrărilor
Ce se întâmplă dacă vrem doar un set specific de valori în fișa noastră și apare o valoare a datelor care vine din afara domeniului nostru de destinație? Se întâmplă să fie o problemă de multe ori în timp ce lucrăm la proiecte, iar acest lucru cauzează probleme cu rezultatele finale pe care intenționăm să le obținem. Pentru a vă asigura că se adaugă doar un anumit set de valori, luăm ajutorul validării datelor. Ceea ce face este că ne permite să restricționăm intervalul și tipul de date pe care le luăm drept input pentru sistemul nostru.
Pentru a utiliza funcția de validare a datelor, trebuie să selectați celulele în care trebuie implementată restricția, apoi pe banda superioară ar trebui să faceți clic pe date.
După ce dați clic pe date, va trebui să dați clic pe Validarea datelor așa cum se arată în imagine. Acest lucru ne va duce la caseta de dialog în care putem seta valorile pe care le dorim pentru sistemul nostru. Apoi, va trebui să selectăm tipul de intrare pe care dorim să-l permitem în celulele selectate făcând clic pe opțiunea permite în caseta de dialog.
De exemplu, dacă selectăm numere întregi, atunci vi se va cere să selectăm intervalul întregilor numere pe care dorim să le permitem. În acest sens, vom putea introduce numai date în limitele pe care le-am menționat. Luând un exemplu, luăm intervalul între 12 și 111.
În exemplul pe care l-am luat, puteți vedea că, la introducerea unei valori în afara acestui interval, adică 222, apare o eroare că valoarea este nevalidă și că utilizatorul a introdus o restricție asupra valorilor care pot fi introduse în această celulă.
5. Obțineți mai multe statistici în bara din partea de jos
Ori de câte ori folosim Excel pentru a introduce datele în tabelele noastre sub formă de numere, vedem anumite statistici sau un fel de rezumat în bara de stare de mai jos, de obicei, vom purta media, numărul și suma datelor pe care le selectăm la orice dată punct de timp.
Excel ne oferă mai multe opțiuni pentru rezumatul pe care îl obținem în bara de stare, pentru ao exploata la maxim, se poate face acest lucru făcând clic dreapta oriunde în bara de stare, odată ce faceți clic dreapta pe bara de stare, veți vedea o mulțime de opțiuni printre care ar fi opțiunile suplimentare pe care Excel le oferă pentru rezumatul datelor pe care le-am selectat. Putem alege între medii, numărare, număr numeric, minim, maxim și sumă. În imagine, putem vedea modul în care arată bara de stare atunci când alegem să vedem majoritatea opțiunilor disponibile.
6. Transformarea casetei (majuscule, mici) a textului
Există o funcție mică pe care o putem folosi pentru a transforma cazul textului nostru, funcția este destul de ușor de folosit, tot ce trebuie să faceți pentru acest lucru este că trebuie să tastați ' UPPER (text / cell) ' pentru majuscule, " Text inferior (text / celulă) " pentru literele mici și în cele din urmă " Text (bun) " pentru a face prima literă a cuvântului capital. Utilizarea acestuia poate fi văzută în imaginile de mai jos, cu celule care indică o utilizare superioară, inferioară și adecvată, împreună cu rezultatul final pe care îl realizează.
7. Aranjați textul din diferite celule utilizând '&'
Putem adăuga text din diferite celule într-o singură celulă prin simpla folosire a '&', pentru că tot ce trebuie să facem este să începeți să scrieți în celula cu '=' și apoi să faceți clic pe celule unul câte unul la care trebuie să adăugăm noua noastră celulă, ar trebui să adăugăm și "&" după ce faceți clic pe fiecare celulă care urmează să fie adăugată, deoarece va adăuga numele celulei pe care am făcut clic. Deci, va arata ceva de genul imaginii de mai jos.
8. Adăugarea simultană a mai multor rânduri sau coloane
Cu toții știm cum să adăugăm un rând sau o coloană în documentul nostru de tip Excel, dar trebuie să ne dăm seama și de modul în care putem adăuga simultan mai multe rânduri sau coloane în loc să adăugăm o coloană sau un rând la un moment dat și apoi repetarea procesului din nou și din nou.
Pentru aceasta, mai întâi va trebui să selectăm numărul de rânduri pe care dorim să le adăugăm, de exemplu, dacă trebuie să adăugăm 4 noi rânduri la tabela noastră deja existentă, atunci vom selecta 4 rânduri (de mai jos / deasupra cărora trebuie să adăugăm rânduri) și apoi faceți clic dreapta și faceți clic pe inserați. Se va deschide o mică casetă de dialog care să ne permită să selectăm ce acțiuni exacte trebuie să efectuăm pe rândul / coloana selectată.
Dacă apăsăm un rând întreg în caseta de dialog, vom primi 3 rânduri adăugate în tabelul nostru. Puteți să jucați cu caseta de dialog pentru a vedea ce alte opțiuni au la dispoziție pentru dvs.
9. Utilizarea Auto-Corect
Dacă aveți un obiect de utilizare a SMS-urilor sau, cu alte cuvinte, limbaj scurt de mână oriunde scrieți sau dacă aveți un istoric rău de a face erori de ortografie pentru anumite cuvinte, atunci puteți utiliza funcția de auto-corectare a MS Excel la comoditate. Pentru a-l folosi, va trebui mai întâi să accesați File> Options> Proofing> Opțiuni de auto- corectare . Aici veți vedea o casetă de dialog care vă va permite să introduceți un text care să fie înlocuit cu textul pe care doriți să îl înlocuiți. Puteți adăuga orice cuvinte pe care le transmiteți greșit, de exemplu, pot pune cuvântul "frnz" ca cuvânt, pentru a fi înlocuit cu cuvântul "prieteni", și de fiecare dată când folosesc scrierea greșită (frnz), autocorrectul mă va corecta in locul lui).
10. Extragerea datelor din pagina Web utilizând datele-> De pe Web
V-ați întrebat vreodată cum se va simți să extrageți date direct dintr-un site web, să presupunem că vedeți un site web și doriți să analizați un anumit lucru din datele de pe pagina respectivă. De exemplu, dacă luăm un site web cu nume de facultate și continuăm să transformăm această pagină web direct în date de tip excel utilizând un instrument online, cum ar fi acest lucru, ceea ce vom obține este un tabel cu unele date convertite și, în final, îl putem descărca Fiind un fișier .csv care poate fi vizualizat pe Excel, în datele pe care le avem în imaginea de mai jos, putem examina toate datele pe care le-am avut pe site într-o formă bine organizată și tabelară.
Această tehnică poate fi folosită și pentru pagini cu cantități enorme de date, pe care le putem apoi ușor de analizat pe excel.
11. Crearea histogramei datelor utilizând opțiunea de analiză a datelor
Pentru a crea o histogramă, mai întâi trebuie să adăugăm un add-in la Excel. În acest scop, va trebui mai întâi să mergeți la File> Options> Add-Ins . Odată ce vedem ferestrele / opțiunile de completare, va trebui să ne asigurăm că Excel Add-Ins este selectat în opțiunea Gestionare lângă partea inferioară a casetei de dialog a opțiunilor. Odată ce vom selecta Excel Add-Ins, ar trebui să selectăm du-te pentru a obține o casetă de dialog pentru Add-Ins. În acea casetă de dialog, va trebui să verificați Analysis ToolPak și faceți clic pe OK.
Odată ce terminăm cu cerințele de mai sus, trebuie să mergem la opțiunea Analiza datelor din secțiunea de analiză din secțiunea Date . Dacă faceți clic pe acesta, se va deschide o mică casetă de dialog numită Analiza datelor. În această casetă de dialog va trebui să selectați histograma și să faceți clic pe OK. Apoi ne va cere să prezentăm o gamă de date pe baza cărora dorim să ne creăm histograma. Apoi putem selecta opțiunile potrivite pentru a crea histograma pe care dorim să o creăm.
12. Formatarea condiționată
Formatul condiționat este un instrument puternic care încorporează excelent, după cum sugerează și numele, formatarea condiționată a celulelor în anumite condiții, de exemplu, dacă trebuia să evidențiem elevii care au eșuat într-un examen în clasă cu roșu, atunci am folosi condiționată formatare.
Pentru aceasta, trebuie să selectăm celulele care urmează să fie formatate și apoi să faceți clic pe opțiunea de formatare condițională și apoi să facem clic pe noua regulă pentru a introduce o nouă regulă pe datele noastre. În exemplul de mai jos, toate numerele cu valori între 0 și 40 vor fi marcate cu un roșu.
13. Utilizarea mânerului de umplere la formatul de copiere (formatare avansată)
Un mâner de umplere este un instrument care ne arată cât de frumos este software-ul numit Excel, este unul dintre cele mai ușor de utilizat instrumente în Excel; tot felul de lucru pe care îl face este mult mai mult decât multe dintre instrumentele complicate pe care le avem în jur. Imaginați-vă cum v-ați simți dacă vi s-ar fi spus că trebuie doar să formatați o singură sau două celule și toate celelalte celule vor fi luate în grija doar printr-un clic și o tragere. Ceea ce face este că ea caută un model în celule și apoi în timp ce o trageți, ea umple valorile pe care le consideră potrivite.
Pentru a utiliza mânerul de umplere, trebuie să mergeți în colțul din dreapta jos al celulei sau celulele selectate și veți vedea un "+" solid. Dacă o țineți și o trageți, veți vedea magia să se întâmple.
Acum, o serie de opțiuni permise cu formatarea cu un mâner de umplere sunt explicate mai jos.
În imaginile de mai jos, puteți vedea opțiunile pe care le obțineți la umplerea anumitor celule utilizând un mâner de umplere; opțiunile includ copierea celulelor, completarea seriei, completarea formatării numai și completarea fără formatare. Puteți vedea ce din ultimele 3 opțiuni fac din imaginile care însoțesc acest punct.
14. Cu o copie transmisă a unei mese live
Știm cum să obținem o copie transpusă a datelor noastre, dacă unii dintre voi nu vă îngrijorează tot ceea ce aveți nevoie pentru a copia datele pe care doriți să le transpuneți și apoi în timp ce căutați opțiunile de lipire și apoi faceți clic pe transpunerea o versiune transpusă. Acest lucru fiind un fel de operație obișnuită de copiere și lipire va crea doar o versiune fixă transpusă a tabelului original.
Pentru a face o versiune transmisă viu a datelor, va trebui să faceți ceva mai mult decât să copiați și să lipiți. În primul rând, va trebui să vedeți numărul de rânduri și coloane pe care le aveți și apoi să selectați o versiune transpusă a numeroaselor coloane și rânduri. De exemplu, în imaginile de mai jos, puteți vedea că datele copiate au 9 rânduri și 2 coloane, iar zona pe care o alegem are 9 coloane și 2 rânduri.
După selectarea acestor coloane și rânduri noi, va trebui să tastați = Transpose ("coordonatele colțului din partea stângă sus a celulelor de date": "Coordonatele colțului din dreapta jos al celulelor de date"), în imaginile de mai jos, acestea se întâmplă să fie a1 și b9, astfel încât ecuația care va fi introdusă devine '= Transpose (A1: B9)', la intrarea în această ecuație va trebui să apăsați ' Shift + Ctrl + Enter ' .
O nouă tabelă transpusă este astfel creată, dar este o copie vii a originalului, adică dacă faceți modificări la cea originală, vor apărea modificări și în acest tabel . După cum puteți vedea în imaginile de mai jos, atunci când datele din B6 sunt modificate, datele din L10 se modifică automat. Un mic compromis este acela că nu puteți copia formatul pe care îl aveau datele din tabelul original și este evident că 2 celule galbene nu și-au transmis culoarea galbenă la copiile transmise în direct.
15. Introducerea Microcharturilor Sparkline
Microchismele Sparkline sunt grafice sau diagrame mici pe care le puteți plasa într-o celulă. Acestea au fost introduse în MS Word 2010 și pot spori considerabil capacitatea de vizualizare a datelor noastre Excel. Pentru a face una, trebuie să selectați mai întâi datele de pe care doriți să creați o linie de declanșare, apoi să treceți la Inset> Linie .
Acolo vi s-ar cere să introduceți locația de destinație a diagramei sparkline. Odată ce ați intrat în destinație veți avea o diagramă frumoasă de sparkline care vă așteaptă acolo.
Sperăm că acest articol v-a ajutat să învățați câteva trucuri Excel excelente despre care nu știați. Dacă aveți orice întrebare, nu ezitați să întrebați în secțiunea de comentarii.
