Nu există niciun dubiu că e-mailul a revoluționat modul în care comunicăm între noi. Și chiar dacă oamenii ar prefera tot mai mult lucruri precum rețele sociale și aplicații de mesagerie instant pentru a discuta cu prietenii în aceste zile, adevărul rămâne că atunci când vine vorba de o comunicare corectă, e-mailul este totuși mediul preferat.
De la universități la corporații globale și de la studenți la CEO-uri, e-mailul este folosit aproape oriunde și de către toată lumea. Acestea fiind spuse, aproape toți dintre noi au adrese de e-mail multiple, cu unul sau mai mulți furnizori de e-mail. Dar adevărata întrebare este, suntem confirmați la protocolul (e) de utilizare a e-mail-ului propriu-zis?
Dacă nu sunteți sigur de răspunsul, atunci acest articol, subliniind etichetele de bază pe care fiecare ar trebui să le urmeze, este pentru dvs. Așa că, fără să mai vorbim, aici merg.
Etichete principale de e-mail
1. Utilizați o adresă de e-mail cu aspect profesional
Adresa dvs. de e-mail este adesea considerată a fi o indicație a personalității dvs. Din acest motiv, este important să aveți o adresă de e-mail cu aspect profesional, în general cu numele și prenumele dvs. care fac parte din "numele de utilizator" al acesteia . Acest lucru este cu atât mai important dacă intenționați să utilizați adresa de e-mail pentru comunicarea profesională (de ex. Trimiterea CV-urilor către recrutorii, furnizarea de eșantioane de lucru clienților).
Dacă numele de utilizator ales de dvs. nu este disponibil, puteți adăuga un număr de alegere (de exemplu, data nașterii) pentru a obține unul . Pentru a cita cateva exemple, [email protected] sau [email protected] pot fi considerate alegeri bune. Pe de altă parte, utilizați ceva de genul [protejat prin e-mail] sau [protejat prin e-mail] și puteți fi siguri că e-mailurile dvs. nu vor fi deschise chiar de către destinatari.
Sfat: Utilizați cât mai mult posibil o adresă de e-mail separată pentru toate nevoile dvs. profesionale. Și dacă nu vă deranjează scoaterea câtorva dolari, este mai bine să mergeți pentru e-mail găzduit cu propriul dvs. domeniu.
2. Întotdeauna includeți un subiect și păstrați-l clar și concis
Linia subiect este una dintre cele mai importante componente ale e-mailului, deoarece oferă imediat destinatarului o idee despre informațiile care sunt incluse în e-mail . Acesta este motivul pentru toate e-mailurile dvs. ar trebui să aibă o linie de subiect, chiar dacă conținutul nu este atât de important. Lăsarea goale a subiectelor este percepută ca o neglijență din partea expeditorului.
Chiar mai important, linia de subiect ar trebui să fie concisă și la un punct, astfel încât destinatarul să poată face conținutul e-mailului cât mai repede posibil. Puține exemple sunt raportul de proiect atașat , sondajul de performanță - răspunsul timpuriu solicitat și lucruri de genul acesta.
3. Folosiți fonturi standard și formatare minimă
Indiferent cât de mult vă plac acele fonturi pe care le aveți pe PC-ul dvs., acestea sunt absolut nu-nu atunci când vine vorba de a compune e-mail-uri. Aceasta deoarece dacă utilizați un font non-standard și nu este instalat pe computerul destinatarului, textul e-mailului nu va apărea așa cum a fost intenționat . Acesta este motivul pentru care majoritatea serviciilor de e-mail au doar câteva fonturi standard, serif și sans serif (de exemplu, Times New Roman, Arial) disponibile pentru compunerea mesajelor de poștă electronică. Și ar trebui să rămâi cu ei.
De asemenea, mențineți formatarea în e-mailul dvs. cât mai puțin posibil. Cu excepția cazului în care trebuie să subliniezi o anumită secțiune, o linie etc. în conținutul e-mailului, se abține de la utilizarea culorilor și culorilor pentru text . De fapt , culoarea textului e-mailului ar trebui să fie doar negru, deoarece este cea mai lizibilă.
4. Evitați greșelile, utilizarea gramaticii incorecte și erorile de punctuație
Deși nu toată lumea există o gramatică nazistă, și nu e penală să ai o tipo sau două neintenționate în e-mailurile tale, utilizarea incorectă a limbii, structura sentinței etc., în general, dă destinatarului (ei) o impresie negativă. Deci, este extrem de important să verificați triplea linia subiectului, corpul și toate celelalte elemente textuale pentru eventualele erori de gramatică și punctuație (și corectați-le, dacă sunt găsite) înainte de a apăsa butonul "Trimitere".
În plus, nu trebuie să utilizați mai multe semne de punctuație (de ex. !!!) în e-mailurile dvs. Același lucru este valabil și pentru cuvintele de slang (de exemplu, LMAO), contracții populare (de exemplu, Gotcha!) Și emoticoane. Toate aceste lucruri par foarte imature și neprofesionale, și sunt cel mai bine lăsate doar pentru rețelele sociale și chat-urile instantanee.
Indicație: Aveți întotdeauna grijă de modul în care valorificați cuvintele, propozițiile etc. în e-mailurile dvs. Un e-mail (sau orice altceva, de altfel, de altfel) nu ar trebui să fie niciodată compilat în TOATE CAPS-urile, deoarece este considerat echivalentul internetului de a striga.
5. Dați atașamente denumirilor descriptive
De cele mai multe ori, trebuie să trimitem / să primim mai multe fișiere ca atașamente cu e-mailurile noastre. În timp ce acest lucru este destul de necesar, nimic nu poate fi mai rău decât primirea unui e-mail care este încărcat cu numeroase fișiere numite aleatoriu (de ex. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) care nu au nici un sens. Deci, ori de câte ori trimiteți atașamentele cu un e-mail, le redenumiți cu unele nume descriptive de fișiere, astfel încât destinatarul să știe instantaneu conținutul lor, fără a fi nevoie să le deschidă. De exemplu, dacă trimiteți CV-ul dvs. unui angajator potențial, dați-i un nume precum CurrentResume_JohnDoe . Simplu și ușor.
De asemenea, dacă intenționați să trimiteți un număr mare (de ex. 20) atașamente cu un e-mail, este mai bine să le combinați mai întâi într-o arhivă zip . Pentru o mai mare claritate, puteți menționa separat detaliile cum ar fi numărul de atașamente, dimensiunea totală a arhivelor etc. în textul corpului e-mailului.
6. Întotdeauna includeți o semnătură
O semnătură este necesară pentru închiderea sau terminarea corectă a textului corpului de e-mail . Dar, mai important, oferă, de asemenea, o "autenticitate" e-mailului și conținutului acestuia . Deci, toate e-mailurile dvs. ar trebui să aibă semnătura dvs. inclusă în ele. Doar creați și salvați o semnătură în setările e-mailului și va fi adăugată automat la sfârșitul fiecărui e-mail pe care îl compuneți.
Vorbind despre "ce" ar trebui să fie inclus în semnătura, este ceva ce ar trebui să decideți, deoarece variază de la o persoană la alta. Acestea fiind spuse, ca regulă generală, puteți include informații de contact (de exemplu, numărul oficial, e-mail secundar), precum și linkuri către profilurile dvs. sociale . Pe scurt, o semnătură ar trebui să servească drept cartelă de contact digitală. Dar nu o supraîncărcați cu prea multe informații inutile.
7. Recunoașteți primirea e-mailurilor
E-mailul de zi modern a avansat atât de mult, încât odată ce ați apăsat butonul "Trimiteți", puteți avea 200% siguranța că va ajunge în căsuța primită a destinatarului, o secundă sau două mai târziu. Cu toate acestea, ca și în cazul oricărei tehnologii, e-mailul poate (și din când în când nu) suferă și de timpul de întrerupere . Deci, odată ce primiți un e-mail (mai ales dacă este important), confirmați primirea acestuia răspunzând expeditorului cu un mesaj mic.
Chiar dacă nu este posibil să recunoști fiecare e-mail pe care îl primești, ar trebui să încerci să faci asta. Mai important, ar trebui confirmați e-mailul trimis în mod eronat, deoarece expeditorul ar putea aștepta un răspuns din partea celuilalt. Acest lucru va face expeditorul conștient de această greșeală și, de asemenea, va salva destinatarul real destinat e-mail-ului unele probleme.
8. Folosiți salutări adecvate
Atunci când vorbim cu oameni față în față sau chiar la telefon, întotdeauna începem să le salutăm. Aceeași regulă este valabilă și pentru e-mailuri, astfel încât e-mailurile dvs. trebuie să aibă întotdeauna salutări corespunzătoare pentru destinatari. În funcție de cine trimiteți un e-mail, salutul poate fi formal (de exemplu, domnul Johnson, profesorul Keller) sau informal (Hello Adam, Hi Jenna) . În mod similar, încheierea (de exemplu, Cu respect, Cu stimă) trebuie să aibă același ton subiacent ca și salutul de început, precum și mesajul general.
Merită să menționați că trebuie să vă abțineți de la folosirea salutărilor extrem de informale și de folosire zilnică (de ex. Ce se întâmplă?) În e-mailuri . Este de la sine înțeles că este considerat destul de neprofesional.
9. Nu folosiți Răspundeți tot de fiecare dată
Există momente în care primiți un e-mail care este, de asemenea, trimis mai multor destinatari (de exemplu, un anunț important într-o companie). Dar când răspundeți la astfel de mesaje, utilizați grabă opțiunea "Răspundeți tuturor" . Acest lucru nu numai că trimite răspunsul inițial expeditorului, ci tuturor celor care au primit e-mailul, indiferent dacă răspunsul este destinat sau nu . Aceasta este o modalitate perfectă de înfundare a intrărilor destinatarilor.
Din acest motiv, aveți grijă când răspundeți la e-mailuri cu mai mulți destinatari și utilizați opțiunea "Răspundeți" . Numai atunci când sunteți 100% sigur că răspunsul dvs. este destinat tuturor persoanelor din lista destinatarilor, trebuie să utilizați opțiunea "Răspundeți tuturor".
10. Folosiți corect câmpurile Cc și Bcc
Împreună cu câmpul "To", câmpurile " Cc " și " Bcc " sunt ceva ce știe cineva care a avut vreodată un e-mail. Dar chiar și după aceea, majoritatea oamenilor ajung să le folosească necorespunzător. Iată o scădere în jos a ceea ce sunt, și când ar trebui să fie utilizate :
- Cc: Standuri pentru copia de carbon. Dacă există anumiți destinatari la care doriți să trimiteți un e-mail, dar nu doriți ca aceștia să știe că acest e-mail este "doar" destinat acestora, introduceți adresele lor de e-mail în acest câmp. Fiecare destinatar poate vedea adresele de e-mail ale altora în câmpul Cc.
- Bcc: Scurtă pentru copia neagră de carbon. Dacă există mai mulți destinatari pe care doriți să îi trimiteți un e-mail, dar doriți ca ei să se vadă ca destinatari singuri ai e-mailului, introduceți adresa lor de e-mail în acest câmp. Fiecare destinatar într-un câmp Bcc își poate vedea propria adresă de e-mail și nu pe celelalte. Această opțiune este mai potrivită pentru confidențialitate.
11. Răspundeți la e-mailuri în timp util
Având în vedere numărul de e-mailuri pe care le primim zilnic, este aproape imposibil să le răspundem imediat tuturor. Cu toate acestea, chiar dacă un e-mail este puțin mai mic decât prioritatea dvs., ar trebui să încercați să răspundeți în timp util . În general, acest lucru ar trebui să fie în termen de 24-48 de ore de la primirea unui e-mail. Și dacă nu veți putea să răspundeți la e-mailuri de ceva timp (de exemplu, din cauza unei pauze), utilizați funcția de responder automat sau de responder de vacanță, pe care majoritatea serviciilor de e-mail le au.
12. Trimiteți corect mesajele de e-mail înaintea redirecționării
De îndată ce butonul "Forward" este lovit pe un e-mail, întregul mesaj (inclusiv imaginile, textul nealiniat etc. poate fi) este în mod ciudat indentat în dreapta și inserat într-un e-mail gol, pentru a putea intra ID-urile de e-mail ale destinatarilor și trimiteți-le. Acest lucru nu numai că aduce în eroare formatarea e-mailului original, ci introduce și o mulțime de simboluri în spațiu alb și extra (>) în bucata de e-mail trimisă, ceea ce face ca e-mailul să fie aproape de citit.
Pentru a le sorta, trebuie să formatați corect e-mailurile transmise atunci când sunt încorporate într-un e-mail gol . Aceasta include eliminarea extra-spațiului alb, precum și eliminarea unor caractere suplimentare, a unor linii goale și a unor astfel de lucruri.
Utilizați e-mailul în modul în care este destinat să fie utilizat
Deoarece este principalul mijloc de comunicare în lumea actuală conectată la Internet, este extrem de important ca e-mailul să fie folosit în conformitate cu regulile corespunzătoare, care includ totul, de la modul în care salutați destinatarii, la stilul de fonturi pe care îl alegeți. Iar etichetele descrise mai sus vă ajută să faceți acest lucru, făcând astfel o experiență de e-mail mai bună și mai productivă. Deci, încercați-le și spuneți-vă favoritele dvs. în comentariile de mai jos.
