Excel este o aplicație versatilă care a crescut mult peste versiunile sale inițiale, fiind pur și simplu o soluție de calcul tabelar. Angajat ca un deținător de înregistrări, agendă, instrument de prognoză și mult mai mulți oameni chiar folosesc Excel într-un mod care nu a fost niciodată intenționat.
Dacă utilizați Excel foarte mult la domiciliu sau la birou, știți că uneori fișierele Excel pot deveni rapid greu datorită numărului mare de înregistrări cu care lucrați.
Din fericire, Excel are funcții integrate care vă ajută să găsiți și să eliminați înregistrări duplicate. Din păcate, există câteva avertismente cu privire la utilizarea acestor funcții, așa că aveți grijă sau puteți să ștergeți fără îndoială înregistrările pe care nu ați intenționat să le eliminați. De asemenea, ambele metode de mai jos elimină instantaneu duplicatele fără a vă lăsa să vedeți ce a fost eliminat.
Voi menționa, de asemenea, o modalitate de a evidenția rândurile care sunt duplicate în primul rând, astfel încât să puteți vedea care dintre ele vor fi eliminate de funcții înainte de a le rula. Trebuie să utilizați o regulă de formatare condiționată personalizată pentru a evidenția un rând care este în întregime duplicat.
Eliminați funcția de duplicare
Să presupunem că utilizați Excel pentru a ține evidența adreselor și suspectați că aveți înregistrări duplicate. Uită-te la exemplul foaie de lucru Excel de mai jos:
Observați că înregistrarea "Jones" apare de două ori. Pentru a elimina astfel de înregistrări duplicat, faceți clic pe fila Date de pe Panglică și localizați funcția Eliminare duplicate din secțiunea Instrumente de date . Faceți clic pe Eliminare duplicate și se deschide o fereastră nouă.
Aici trebuie să luați o decizie pe baza faptului dacă utilizați etichete de rubrică la vârfurile coloanelor. Dacă faceți acest lucru, selectați opțiunea etichetă "Date mele" conține anteturi . Dacă nu utilizați etichete de rubrică, veți folosi denumirile de coloane standard ale Excel, cum ar fi Coloana A, Coloana B etc.
Pentru acest exemplu, vom alege doar coloana A și faceți clic pe butonul OK . Fereastra de opțiuni se închide și Excel elimină cea de-a doua înregistrare "Jones".
Desigur, acest lucru a fost doar un exemplu simplu. Orice înregistrări de adrese pe care le păstrați folosind Excel sunt probabil mult mai complicate. Să presupunem, de exemplu, că aveți un fișier de adresă care arată astfel.
Observați că, deși există trei înregistrări "Jones", doar două sunt identice. Dacă am folosit procedurile de mai sus pentru a elimina înregistrările duplicate, ar rămâne o singură intrare "Jones". În acest caz, trebuie să extindem criteriile de decizie pentru a include atât numele de familie, cât și numele de ultimă generație găsite în coloanele A și respectiv B.
Pentru a face acest lucru, faceți din nou clic pe fila Date de pe Panglică și apoi faceți clic pe Eliminare duplicate . De data aceasta, când apare fereastra de opțiuni, alegeți coloanele A și B. Faceți clic pe butonul OK și observați că de această dată Excel a eliminat numai una din înregistrările "Mary Jones".
Acest lucru se datorează faptului că i-am spus lui Excel să elimine duplicatele prin potrivirea înregistrărilor bazate pe coloanele A și B, mai degrabă decât doar pe coloana A. Cu cât mai multe coloane alegi, cu atât mai multe criterii trebuie îndeplinite înainte ca Excel să considere înregistrarea ca fiind un duplicat. Alegeți toate coloanele dacă doriți să eliminați rânduri care sunt complet duplicate.
Excel vă va da un mesaj care vă spune câte exemplare au fost eliminate. Cu toate acestea, nu vă va arăta care rânduri au fost șterse! Derulați în jos până la ultima secțiune pentru a vedea cum să evidențiați mai întâi rândurile duplicate înainte de a executa această funcție.
Metoda de filtrare avansată
Al doilea mod de a elimina duplicatele este să utilizați opțiunea de filtrare avansată. Mai întâi, selectați toate datele din foaie. Apoi, în fila Date din bandă, faceți clic pe Avansat în secțiunea Sort & Filter .
În caseta de dialog care apare, asigurați-vă că bifați caseta de selectare numai pentru înregistrări unice .
Puteți fie să filtrați lista în locație, fie să copiați elementele non-duplicate într-o altă parte a aceleiași foi de calcul. Din anumite motive, nu puteți copia datele în altă foaie. Dacă doriți să se afișeze pe o altă foaie, alegeți mai întâi o locație pe foaia curentă și apoi tăiați și inserați aceste date într-o foaie nouă.
Cu această metodă, nici măcar nu primiți un mesaj care să indice câte rânduri au fost eliminate. Rândurile sunt îndepărtate și asta este.
Evidențiați rândurile duplicat în Excel
Dacă doriți să vedeți care înregistrări sunt duplicate înainte de a le elimina, trebuie să faceți un pic de muncă manuală. Din păcate, Excel nu are o modalitate de a evidenția rânduri care sunt în întregime duplicate. Are o caracteristică sub formatare condiționată care evidențiază celule duplicat, dar acest articol este despre rânduri duplicat.
Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să adăugați o formulă într-o coloană din dreapta setului de date. Formula este simplă: concatenați toate coloanele pentru acel rând împreună.
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
În exemplul meu de mai jos, am date în coloanele A prin F. Cu toate acestea, prima coloană este un număr de identificare, așa că exclud din aceasta din formula mea de mai jos. Asigurați-vă că includeți toate coloanele care au date pe care doriți să le verificați pentru duplicate.
Am pus acea formulă în coloana H și apoi am tras-o în jos pentru toate rândurile mele. Această formulă combină pur și simplu toate datele din fiecare coloană ca o bucată mare de text. Acum, săriți peste câteva coloane și introduceți următoarea formulă:
= COUNTIF ($ H $ 1: $ H $ 34, $ H1)> 1
Aici folosim funcția COUNTIF, iar primul parametru este setul de date pe care dorim să le analizăm. Pentru mine, aceasta a fost coloana H (care are formula de combinare a datelor) de la rândul 1 la 34. Este, de asemenea, o idee bună să scapi de rândul antetului înainte de a face acest lucru.
Veți dori, de asemenea, să vă asigurați că utilizați semnul dolarului ($) în fața literei și numărului. Dacă aveți 1000 de rânduri de date și formula dvs. combinată este în coloana F, de exemplu, formula dvs. ar arăta astfel:
= COUNTIF ($ F $ 1: $ F $ 1000, $ F1)> 1
Al doilea parametru are doar semnul în fața literei coloanei, astfel încât să fie blocat, dar nu dorim să blocăm numărul rândului. Din nou, îl veți trage în jos pentru toate rândurile de date. Ar trebui să arate așa, iar rândurile duplicate ar trebui să aibă TRUE în ele.
Acum, să evidențiem rândurile care au TRUE în ele, deoarece acestea sunt rândurile duplicate. Mai întâi, selectați întreaga fișă de date făcând clic pe triunghiul mic din intersecția stângă sus a rândurilor și coloanelor. Acum mergeți la fila Acasă, apoi faceți clic pe Formatare condiționată și faceți clic pe Regulă nouă .
În dialog, faceți clic pe Utilizați o formulă pentru a determina ce celule să fie formatate .
În caseta din cadrul valorilor formatelor în care această formulă este adevărată: introduceți următoarea formulă, înlocuind P cu coloana care are valorile TRUE sau FALSE. Asigurați-vă că includeți semnul în fața literei coloanei.
= $ P1 = TRUE
Odată ce ați făcut acest lucru, faceți clic pe Format și faceți clic pe fila Fill. Alegeți o culoare și va fi utilizată pentru a evidenția întregul rând duplicat. Faceți clic pe OK și ar trebui să vedeți acum că rândurile duplicate sunt evidențiate.
Dacă acest lucru nu a funcționat pentru dvs., începeți-l și faceți-l din nou încet. Trebuie făcut exact pentru ca toate acestea să funcționeze. Dacă pierdeți un singur simbol $ de-a lungul drumului, acesta nu va funcționa corect.
Caveats cu eliminarea înregistrărilor duplicate
Există, desigur, câteva probleme când permiteți Excel să înlăture automat înregistrările duplicate pentru dvs. În primul rând, trebuie să aveți grijă să alegeți prea puține sau prea multe coloane pentru ca Excel să fie folosit ca criterii pentru identificarea înregistrărilor duplicate.
Prea puțini și puteți șterge din greșeală înregistrările de care aveți nevoie. Prea multe sau inclusiv o coloană de identificator accidental și fără duplicate vor fi găsite.
În al doilea rând, Excel presupune întotdeauna că prima înregistrare unică pe care o întâlnește este înregistrarea de bază. Orice înregistrări ulterioare sunt presupuse a fi duplicate. Aceasta este o problemă dacă, de exemplu, nu ați reușit să modificați o adresă a unuia dintre persoanele din fișierul dvs., ci să creați o înregistrare nouă.
În cazul în care noua înregistrare de adrese (corectă) apare după înregistrarea veche (depășită), Excel va presupune că prima înregistrare (depășită) va fi comandantul și va șterge toate înregistrările ulterioare pe care le găsește. Acesta este motivul pentru care trebuie să fiți atenți cât de liber sau conservator ați lăsat Excel să decidă ce este sau nu este o înregistrare dublă.
Pentru acele cazuri, ar trebui să utilizați metoda duplicat evidențiată pe care am scris-o și să ștergeți manual înregistrarea duplicată corespunzătoare.
În cele din urmă, Excel nu vă cere să verificați dacă vreți să ștergeți o înregistrare. Utilizând parametrii pe care îi alegeți (coloane), procesul este complet automatizat. Acest lucru poate fi un lucru periculos atunci când aveți un număr foarte mare de înregistrări și aveți încredere că deciziile pe care le-ați luat au fost corecte și permiteți Excel să înlăture automat înregistrările duplicate pentru dvs.
De asemenea, asigurați-vă că verificați articolul nostru anterior despre ștergerea liniilor goale în Excel. Bucurați-vă!
