Recomandat, 2021

Alegerea Editorului

10 sfaturi și trucuri Google Drive pentru a crește productivitatea

Google Drive este unul dintre cele mai utilizate servicii de stocare în cloud, parțial datorită faptului că este integrat automat în fiecare cont Google. Serviciul oferă câteva caracteristici foarte frumoase, atât pentru stocarea fișierelor, cât și pentru crearea de documente hărțuite în cloud, foi de calcul, diapozitive și multe altele. În timp ce Google Drive este utilizat de o mulțime de oameni, nu toată lumea s-ar putea să nu știe toate caracteristicile minunate oferite de serviciul cloud și numeroasele add-on-uri disponibile pentru acesta.

În acest articol, voi discuta cele mai bune trucuri Google Drive, cum să le folosiți și cum pot ajuta la creșterea productivității serviciului. Citiți mai jos pentru a explora toate trucurile Google Drive cool:

1. Web Clipboard

Una dintre caracteristicile reale pe care le oferă Google Drive în aplicațiile web din Documente și Sheets este clipboardul web. Clipboardul web este capabil să stocheze lucrurile pe care le copiați. Deci, cum este diferit de clipboard-ul dispozitivelor noastre? Ei bine, există două diferențe cheie între clipboard pe un dispozitiv (cum ar fi un Mac) și clipboardul web oferit în Google Drive:

  • Clipboard-ul web este capabil să dețină un număr mai mare de articole copiate, în timp ce clipboard-ul standard dintr-un dispozitiv de obicei deține mereu ultimul element copiat. Aceasta înseamnă că puteți să utilizați clipboard-ul Web pentru a copia un număr mare de articole și apoi să le lipiți oriunde doriți (în Google Drive).
  • Clipboard-ul web este, de asemenea, capabil să copieze și să lipsească date între foi diferite . Deci, puteți copia un text dintr-o foaie și apoi lipiți textul într-o altă foaie. E absolut uimitor.

Cu toate acestea, copierea textului utilizând tastele rapide de la tastatură, cum ar fi "Ctrl + C", nu funcționează . Pentru a copia textul în clipboard-ul web, va trebui să selectați textul, mergeți la Editare -> Clipboard Web -> Copiere selecție în clipboard web .

2. Tastarea vocală

Atunci când creați un fișier Google Docs, puteți utiliza discursul Google încorporat în sistemul de text pentru a vă scrie folosind vocea. Funcționează surprinzător de bine. Chiar mai bine, instrumentul de recunoaștere a vorbirii poate înțelege, de asemenea, comenzi precum "newline" și "period" și le răspunde prin crearea unei noi linii sau prin introducerea unei perioade în text.

Din păcate, această caracteristică nu funcționează pe Safari (deoarece Safari nu suportă WebRTC), dar funcționează pe majoritatea browserelor majore, inclusiv Google Chrome, Firefox, Edge etc. Pentru a utiliza opțiunea de scriere vocală, pur și simplu trebuie să accesați Instrumente -> Tastarea vocală într-un fișier Google Docs.

3. Adăugați linkuri către Documente fără a părăsi aplicația Web

Să căutăm în mod constant lucrurile pe web, să le copiem legăturile și să le adăugăm într-un document poate deveni rapid deranjant și plictisitor. Google Drive rezolvă și acest lucru. Puteți selecta pur și simplu textul pe care doriți să creați un hyperlink și apăsați " Cmd + K " sau " Ctrl + K ". Aceasta va deschide o mică casetă de dialog chiar sub textul selectat, unde puteți căuta cuvintele cheie și alege link-ul corespunzător, care va primi în mod automat hiperlegătură în document.

4. Publicați fișiere pe Web

Google Drive oferă, de asemenea, o caracteristică pentru a publica fișiere Documente, foi sau diapozitive pe web. Acest lucru ignoră nevoia de a distribui legături către doc cu persoane. Elementele publicate pe web utilizând Google Drive pot fi partajate printr-un link sau pot fi încorporate într-o pagină web. Cea mai bună parte a utilizării funcției "publicați pe web" de pe Google Drive este că puteți să o configurați pentru a fi actualizată ori de câte ori faceți modificări în fișier. Aceasta înseamnă că conținutul publicat va fi actualizat în mod automat ori de câte ori faceți o editare a fișierului original.

Pentru a publica un fișier pe web, puteți să deschideți fișierul în Documente Google și să accesați Fișier -> Publicare pe Web.

5. Vizualizați comenzile rapide de la tastatură Google Drive

Dacă sunteți ceva ca mine, preferați să folosiți tastatura pentru a naviga cât mai mult posibil în jurul dispozitivelor. Folosirea comenzilor rapide de la tastatură este nu numai mai ușoară, ci, de asemenea, duce la salvarea mult timp prețios. Dacă nu sunteți convins, gândiți-vă la ceea ce este mai ușor: copiați textul folosind "Ctrl + C" sau faceți clic dreapta și selectând "Copy"? Aceasta se aplică aproape tot ceea ce facem pe dispozitivele noastre, iar Google Drive nu face excepție.

Dacă doriți să vă extindeți cunoștințele despre comenzile rapide de la tastatură care funcționează în aplicația web Google Drive, puteți să apăsați "Ctrl + /" și veți fi afișat un card cu toate comenzile rapide de la tastatură diferite disponibile în Google Drive.

6. OCR pe imagini și PDF-uri

Google Drive are, de asemenea, o caracteristică îngrijorătoare OCR ascunsă în interiorul aplicației web (și aplicația Android, din păcate nu în aplicația iOS). Această caracteristică poate recunoaște textul în interiorul imaginilor și PDF-urilor dvs. și poate crea un fișier Google Docs, care poate fi modificat. Nu este minunat? Limitarea acestei metode este că textul trebuie scris în mod corect și, de preferință, trebuie să fie în mod corespunzător opus cu restul imaginii sau că este posibil ca OCR să nu poată recunoaște corect textul.

De asemenea, OCR pe Google Drive nu păstrează intacte formatarea atunci când convertește documentul într-un fișier Google Docs, înseamnă că orice text formatat va fi recunoscut ca text normal, fără formatare.

Pentru a utiliza OCR pe imaginile sau PDF-urile, pur și simplu încărcați-le pe Google Drive. Apoi, dați clic dreapta pe ele și selectați " Deschideți în Google Docs ", iar Google Drive va converti imaginea / PDF într-un fișier editabil "numai text".

Am testat capabilitățile OCR ale Google Drive creând un exemplu de JPEG constând din text, tabel, text formatat și text din fonturile de caligrafie.

Aceasta nu este în nici un fel cea mai bună recunoaștere pe care o puteți obține pe OCR, dar va funcționa pentru nevoile dvs. de bază. Dacă aveți nevoie de un software OCR care să recunoască și să extragă fără probleme texte, date și formatări din documentele dvs., puteți verifica articolul nostru despre cel mai bun software OCR.

7. Consultați fișierele dvs. Sortați după dimensiune

Google Drive sortează fișierele și folderele încărcate prin regula "Ultimele modificate în primul rând". Acest lucru poate fi util deoarece asigură faptul că fișierele pe care le-ați încărcat cel mai recent sunt prezente în partea de sus, pentru acces ușor. Cu toate acestea, dacă aveți un spațiu disponibil în contul dvs. Google Drive, este posibil să doriți să sortați fișierele după mărimea lor, pentru a afla unde puteți economisi cel mai mult spațiu.

Deși nu există o modalitate directă de a face acest lucru, puteți să obțineți încă Google Drive pentru a aranja fișierele după mărime, urmând pașii de mai jos:

  • În pagina principală Google Drive, plasați mouse-ul pe opțiunea " Suport de stocare " din partea de jos a panoului din stânga.

  • Aceasta va afișa o fereastră cu defalcarea utilizării dvs., faceți clic pe " Drive " și Google Drive va sorta toate fișierele dvs. după dimensiune.

8. Verificați scrierea pentru erori de plagiat și gramatică

Discul Google are o mulțime de programe de completare disponibile, care pot spori considerabil productivitatea și eficiența utilizării serviciilor Google, cum ar fi Google Docs, Sheets etc. Un astfel de add-on se numește ProWritingAid și este un instrument care vă poate verifica documentul greșelile gramaticale, amestecurile de spionaj și plagiat, printre multe alte caracteristici.

Instrumentul în sine este plătit (începând de la 40 USD pe an), dar oferă un proces de 14 zile, astfel încât să puteți încerca înainte de a cheltui bani pe el.

9. Salvați automat e-mailurile și atașamentele în Google Drive

Un alt add-on pentru Foi de calcul Google, denumit Salvați E-mailuri și Atașamente, face exact ce implică numele său. Puteți defini reguli pe baza unor factori cum ar fi ID-ul e-mailului expeditorului, subiectul, dimensiunea mesajului, atașamentele etc., iar extensia va fi difuzată automat în fiecare oră și sincronizează e-mailurile din contul de e-mail Gmail într-o foaie de calcul . De asemenea, salvează o copie a e-mailului ca un PDF în Google Drive, împreună cu orice atașări din e-mail.

De asemenea, add-on-ul poate fi executat manual, dacă este necesar, prin accesarea Addons-> Salvare e-mailuri și atașamente -> Gestionare reguli -> Executare manuală

10. Adăugați mai multe rânduri și coloane în foile Google

Foi de calcul Google este un instrument destul de bine rotunjit și oferă aproape orice capacitate de calcul tabelar pe care cineva ar putea să o aibă nevoie. Combinați acest lucru cu multitudinea de programe de completare disponibile pentru Foi de calcul Google și veți vedea cât de incredibil de puternic poate obține. Cu toate acestea, unul dezavantaj al foilor Google este că nu permite utilizatorilor să adauge mai multe rânduri și coloane în foaie. Aceasta permite numai adăugarea rândurilor și a coloanelor câte unul, dar acest lucru poate deveni obositor dacă trebuie să adăugați mai multe rânduri și / sau coloane în foaia de calcul. Pentru a completa acest decalaj clar în funcționalitate, puteți utiliza un add-on numit "Adăugați rânduri și coloane". Această adăugare vă permite să adăugați cu ușurință mai multe rânduri și coloane în Foi de calcul Google.

Deveniți un Ninja Google Drive!

Acum că știți despre aceste trucuri și despre funcționalități care măresc add-on-urile pentru diverse servicii de pe Drive, cum ar fi Documente, Fișe, etc., le puteți integra în fluxul zilnic de lucru pentru a deveni mai productivi și mai eficienți în timp ce utilizați serviciul cloud Google. Discul Google are o mulțime de funcționalități suplimentare care pot fi deblocate prin utilizarea aplicațiilor de completare și a aplicațiilor Chrome care funcționează împreună cu acesta. Există o serie de alte programe de completare și aplicații pe care ar trebui să le verificați de pe WebBrowser-ul Chrome și din Documente Google, Foi de calcul și Prezentări Google.

Dacă știți despre un add-on, un truc sau o aplicație pentru Google Drive pe care credeți că am pierdut-o în acest articol, nu ezitați să ne anunțați. De asemenea, am dori să aflăm despre modul în care utilizați Disc Google pentru a fi mai productiv, atât personal cât și la locul de muncă. Împărtășiți experiențele dvs. cu Google Drive și idei despre utilizarea acesteia în secțiunea de comentarii de mai jos.

Top